ניהול זמן
מספר טיפים שיכולים לסייע לכם לרכוש מיומנות ניהול זמן ולנהל את העסק ביעילות ולא בלחץ.לפני שבעל העסק או מנהל ניגש לניהול העסק או ניהול השכירים כדאי שקודם כל ילמד לנהל את עצמו. עבודת ניהול מקצועית צריכה לעסוק בתכנון הפעילות העסקית, פיתוח ארגוני, בניית אסטרטגיה עסקית ומהלכים שיווקיים ארוכי טווח ולא בכיבוי שריפות ופתרון בלת”מים. מנהל טוב ישדר שליטה מלאה בכל מה שהוא עושה ולא לחץ וקריסה תחת העומס ההולך וגובר של משימות בלתי פוסקות.
אז איך עושים את זה? כיצד תצליחו להשתלט על אין ספור מטלות ולהתפנות לדברים החשובים באמת? להלן כמה טיפים חשובים של ניהול זמן יעיל.
רשימת מטלות
תעשו רשימה מפורטת של כל המטלות שבהן אתם עוסקים במהלך השבוע, כולל פגישות, ישיבות, טלפונים, קריאה ומשלוח דוא”ל, ארוחת צהריים ואף הפסקות קפה, שירותים ועוד. תוסיפו את המטלות החשובות שאותן אתם אף פעם לא מספיקים לעשות כגון תכנון השיווק, פיתוח ארגוני, ניתוח פיננסי וכו’. תנסו להעריך כמה זמן אתם מקדישים בפועל לכל אחת מהמטלות ורשמו אותו. תחליטו כמה זמן אתם רוצים להקדיש לפעולות אותן אתם לא מספיקים אבל מעוניינים לבצע.
סדר עדיפויות
תארגנו את המטלות לפי סדר עדיפויות. תנסו להבחין מהן הפעולות החשובות באמת, מה עשוי להביא הכנסות נוספות לעסק ואילו פעולות הן בגדר אילוץ. תתחילו עם מה שנקרא “האבנים הגדולות”.
האצלת סמכויות
תעברו על רשימת המטלות ותבדקו מה מתוך הרשימה יכול לבצע אדם אחר – שותף, עובד או אפילו ספק. תנסו לחלק תחומי אחריות לצוות שלכם על מנת לפנות את עצמכם לפעילות עסקית חשובה.
תכנון שבועי
תכניסו את כל המטלות ביומן שלכם (רצוי אאוטלוק או יומן אלקטרוני אחר). תתחילו מאילה שיש להם זמנים קבועים שלא ניתן להזיז וגם אילה שחייבים להתבצע על בסיס יומי. עכשיו תמלאו את “האבנים הגדולות” – המשימות החשובות באמת אותן אתם רוצים לבצע כדי לקדם את העסק. לאחר מכן תתחילו להוסיף את ה”אבנים הקטנות” בסדר החשיבות ובהתאם לזמן שנותר. אל תעשו את הלו”ז צפוף מדי, תשאירו מקום למנוחה ובלת”מים. התכנון צריך להיות מציאותי ומאפשר גמישות מסוימת.
עמידה בלוחות זמנים
אחד הדברים הקשים הוא לעמוד בלו”ז שתכננתם. לצורך כך תצטרכו לעבוד וכל הזמן להסתכל על השעון, לסגור את דלת המשרד, לא לאפשר לדבר אתכם חופשי מתי שמתחשק ואולי אף לא לענות לטלפונים. לכל משימה יש זמן משלה. אם תתחילו לעסוק בשתי משימות בו זמנית תהיו פחות יעילים. כאן דרושה משמעת שלכם ושל האנשים שעובדים אתכם. תרכזו שאלות ומשימות מאותו סוג ברשימות כדי לעבור עליהן בזמן המתוכנן ותדרשו מצוות העובדים לפעול באופן דומה.
בדיקת תכנון מול ביצוע
בסוף כל יום ערכו רישום של הפעולות אותן ביצעתם בפועל ותשוו אותן למה שתוכנן. כך תוכלו להשתפר ולהתאים את התכנון שלכם למציאות וגם ללמוד מה הם הדברים המיותרים שתופסים את זמנכם היקר וכיצד ניתן לצמצם אותם.
ניהול זמן זאת מיומנות שניתן לרכוש והיא מהווה חלק מאימון עסקי של המנהל. עם קצת מאמץ ומשמעת עצמית תוכלו להספיק יותר, לעבוד בכיף ולא בלחץ ולנהל את העסק שלכם במקום להתנהל.
