לפני שבוע נתתי טיפ קטן ללקוח שלי – היום הוא סיפר לי שהוא יישם את זה כהלכה והתפוקה האישית שלו עלתה פי כמה, רק בגלל שהפסיק לטפל בדברים הלא נחוצים שלא היו שייכים לו.

הא לך טיפ שיעזור לך להוריד עומס יתר ולפנות זמן לדברים חשובים יותר בעסק שלך:

לעתים קרובות אני מזהה בארגונים תופעה שעולה להם בלפחות שני שליש מהמאמץ של חברי הצוות והמנהלים שלהם.

ישנו שם לתופעה זאת – תנועה מפותחת (developed traffic ובקיצור dev-t). אם לצטט מלקוחות עסקיים עמם אני עובד, כשהם מתלוננים בפניי "בזבזתי לפחות 15 דקות מהזמן היקר שלי על שיחת טלפון רק משום שהיוזם של השיחה לא טיפל בסיטואציה, בבעיה, או בהוראות שלי", מה שהם אומרים למעשה הוא שהאדם שבזבז להם את הזמן סובל מאחריות מאוד נמוכה לגבי התפקיד שלו ושהוא מעורר בהם רצון למרוט לעצמם את השיער מהראש. מצב שכזה הוא בדיוק מצב של dev-t – תנועה מופחתת.

בעיקרון קיימים 51 סוגים שונים של תנועות מפותחות בעסק. כיוון שכך, צריך לדעת לזהות אותם היטב ובהתאם לכך לטפל בהן כהלכה.

כיצד מטפלים בתופעה של תנועה מופחתת?

על מנת לטפל בתנועות מופחתות, הווה אומר – מצבים הגורמים לבזבוז זמן ואנרגיות, עליך לנהל "יומן  dev-t". מדובר ביומן מעקב פשוט אותו ניתן לנהל באמצעות תוכנת מחשב פשוטה כמו EXCEL או OUTLOOK או אפילו לעשות את זה ידנית.

1.      נגיד שאתה מקבל שיחה מהזוטר שלך בה הוא שואל אותך שאלות ודורש לפתור בעיות שהוא בעצמו היה אמור לפתור.

2.      אתה רושם את שם הזוטר ואת הבעיה או השאלה שהיית צריך לטפל בה על חשבון הזמן שלך, את מועד השיחה (יום ושעה) וכמה זמן היא ארכה.

3.      במשך שבוע אתה חוזר על נוהל הדיווח הזה בכל פעם שזה קורה.

4.      לקראת סוף השבוע אתה קובע פגישות אישיות עם אותם עובדים שהשמות שלהם מוזכרים בהכי הרבה ביומן המעקב שלך.

5.      אתה עובר עם כל עובד על הבעיות, השאלות והסיטואציות שבהן הן התעוררו (אותם נושאים שבגינם הוא פנה אליך לעזרה) ודורש ממנו פתרון יעיל.
כאשר אתה מקבל ממנו את הפתרון אתה דורש ממנו לכתוב את זה ומבקש לא לפנות אליך עם בעיה, שאלה או סיטואציה דומה.

אם תעשה את התהליך זה טוב, סיכוי גדול שבשבוע העוקב תגלה כי הרשימות שלך ביומן dev-t הפכו להיות הרבה יותר קצרות, ויש לך הרבה יותר זמן וכוח לנהל את העסק שלך, ובמלים אחרות – לעשות יותר כסף.

בברכה,
פאבל שחר
יועץ עסקי בכיר "שחר יועצים"